Política de Privacidad

1. INTRODUCCIÓN

EOVA SERVING TO BUILD PARTNERSHIPS, en adelante “EOVA”, en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

Esta Política tiene como finalidad informar a clientes, proveedores, aliados, empleados, contratistas, visitantes, usuarios del sitio web y demás titulares de información personal sobre la forma en que EOVA recolecta, utiliza, almacena, protege, consulta, actualiza y, cuando corresponda, comparte sus datos personales.

EOVA desarrolla actividades relacionadas con soluciones empresariales, abastecimiento y sourcing global, importación, suministro de equipos, soluciones para cocinas profesionales, iluminación, infraestructura eléctrica, automatización, energía y servicios técnicos especializados.

Por la naturaleza de sus operaciones, EOVA puede relacionarse con personas naturales que actúan en representación de empresas, clientes, proveedores, fabricantes, aliados comerciales y demás terceros vinculados a sus actividades.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de los datos personales es:

Razón social: TRADE SOLUTIONS PARTNERS SAS
NIT: 902002707-1
Domicilio: Cali, Valle del Cauca, Colombia
Dirección: Calle 36, Carrera 141-142, La Viga, Cali, Colombia
Sitio web: www.eovasolutions.com
Teléfono: +57 324 367 4671
Correo electrónico para asuntos de protección de datos: info.tradesolutionspartners@gmail.com

EOVA cuenta además con presencia y operaciones comerciales en Miami, Florida, Estados Unidos, de acuerdo con la información corporativa publicada en su portafolio.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política aplica a los datos personales que EOVA recolecte, almacene, utilice, consulte, actualice, transmita o transfiera en desarrollo de sus actividades comerciales y administrativas.

Aplica, entre otros, a la información de:

Clientes y potenciales clientes.
Contactos comerciales.
Proveedores y potenciales proveedores.
Fabricantes y aliados estratégicos.
Contratistas y prestadores de servicios.
Representantes, empleados o colaboradores de empresas clientes o proveedoras.
Personas que soliciten cotizaciones, asesorías o información comercial.
Usuarios del sitio web.
Personas que se comuniquen con EOVA mediante correo electrónico, teléfono, WhatsApp, formularios, redes sociales u otros canales.
Visitantes de las instalaciones de EOVA.
Candidatos a procesos de selección, cuando corresponda.

4. DATOS PERSONALES QUE PODEMOS RECOLECTAR

Dependiendo de la relación que el titular tenga con EOVA, podremos recolectar los siguientes datos:

4.1. Datos de identificación

Nombre y apellidos.
Tipo y número de identificación, cuando sea necesario.
Cargo.
Empresa a la que representa.
Firma, cuando sea requerida para una relación contractual.

4.2. Datos de contacto

Dirección.
Ciudad y país.
Número de teléfono.
Número de celular.
Correo electrónico.
Datos de contacto corporativo.

4.3. Información comercial y empresarial

Empresa y actividad económica.
Cargo o función.
Información relacionada con requerimientos de productos o servicios.
Historial de solicitudes, cotizaciones y comunicaciones.
Información necesaria para gestionar compras, importaciones, suministro, logística, instalación, mantenimiento o soporte.

4.4. Información contractual y administrativa

Cuando resulte necesario, EOVA podrá tratar información relacionada con contratos, órdenes de compra, facturación, pagos, entregas, garantías, servicios técnicos y demás documentación necesaria para ejecutar una relación comercial o contractual.

4.5. Información técnica y de navegación

Cuando el titular utilice el sitio web de EOVA, podrán recopilarse determinados datos técnicos, tales como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso y otra información técnica necesaria para la seguridad y funcionamiento del sitio.

Cuando se utilicen cookies u otras tecnologías similares, su tratamiento se realizará de acuerdo con la configuración aplicable y la información suministrada al usuario.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

EOVA podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

5.1. Gestión comercial

Atender solicitudes de información.
Contactar potenciales clientes.
Preparar y enviar cotizaciones.
Analizar requerimientos de productos, equipos o servicios.
Gestionar oportunidades comerciales.
Mantener comunicación relacionada con productos y servicios de EOVA.
Realizar seguimiento a solicitudes y propuestas comerciales.

5.2. Prestación de servicios y cumplimiento contractual

Gestionar órdenes de compra y contratos.
Coordinar suministro, importación, logística y entrega.
Coordinar instalación, puesta en marcha y soporte técnico.
Gestionar garantías y servicios postventa.
Realizar seguimiento a proyectos.
Coordinar visitas técnicas.
Cumplir las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales.

Estas finalidades corresponden a las actividades descritas por EOVA en su portafolio, incluyendo la identificación de necesidades, búsqueda y cotización, gestión de importaciones, entrega y acompañamiento posterior.

5.3. Gestión de proveedores y aliados

Evaluar y gestionar proveedores.
Solicitar cotizaciones.
Coordinar compras y abastecimiento.
Gestionar relaciones con fabricantes y aliados.
Coordinar procesos logísticos y de importación.
Verificar información necesaria para establecer o mantener relaciones comerciales.

5.4. Atención al cliente

Atender preguntas, solicitudes, quejas y reclamos.
Prestar soporte.
Realizar seguimiento a servicios y proyectos.
Mantener registros de las comunicaciones.

5.5. Comunicaciones comerciales

Cuando el titular haya autorizado el envío de comunicaciones comerciales, EOVA podrá utilizar sus datos para enviar información sobre:

Productos y servicios.
Nuevas soluciones.
Proyectos.
Noticias corporativas.
Invitaciones a eventos.
Información comercial que pueda resultar relevante.

El titular podrá solicitar en cualquier momento el retiro de dichas comunicaciones comerciales.

5.6. Gestión administrativa, contable y legal

Facturación y gestión de pagos.
Gestión contable.
Cumplimiento de obligaciones legales.
Atención de requerimientos de autoridades competentes.
Gestión de procesos judiciales, administrativos o contractuales.
Prevención del fraude y protección de los derechos de EOVA y de terceros.

5.7. Seguridad

Los datos podrán ser tratados para proteger las personas, instalaciones, sistemas, información, activos y operaciones de EOVA.

6. PRINCIPIOS APLICABLES

EOVA realizará el tratamiento de datos personales observando los principios establecidos por la legislación colombiana, incluyendo:

Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la normativa aplicable.
Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con las actividades de EOVA.
Libertad: el tratamiento se realizará con autorización del titular cuando esta sea legalmente necesaria.
Veracidad: EOVA procurará que la información sea veraz, completa, exacta y actualizada.
Transparencia: el titular podrá conocer la información relacionada con el tratamiento de sus datos.
Acceso y circulación restringida: el acceso estará limitado a las personas que lo requieran para desarrollar sus funciones o cumplir las finalidades autorizadas.
Seguridad: se implementarán medidas razonables de seguridad para proteger la información.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento estarán sujetas al deber de confidencialidad cuando corresponda.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

EOVA solicitará la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales cuando sea requerida por la legislación aplicable.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, telefónicos, formularios web, aplicaciones, mensajes u otros mecanismos que permitan demostrar que el titular otorgó su consentimiento.

Cuando corresponda, el titular podrá retirar su autorización en los términos establecidos por la legislación aplicable.

El retiro de la autorización no afectará los tratamientos realizados previamente con fundamento en una autorización válida, ni aquellos que puedan realizarse legítimamente sin autorización.

8. DATOS SENSIBLES

EOVA evitará recolectar datos sensibles que no sean necesarios para sus actividades.

Cuando excepcionalmente resulte necesario realizar tratamiento de datos sensibles, EOVA informará al titular sobre el carácter facultativo de la autorización y cumplirá las condiciones establecidas por la legislación aplicable.

El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles salvo que exista una obligación legal o una excepción expresamente establecida por la normativa.

9. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

EOVA no recopila deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes para fines comerciales.

Cuando excepcionalmente sea necesario tratar información de menores de edad, se observarán las condiciones especiales establecidas por la legislación colombiana y se garantizará la protección de sus derechos fundamentales.

10. TRATAMIENTO A TRAVÉS DEL SITIO WEB

El sitio web de EOVA, disponible en www.eovasolutions.com, podrá incluir formularios de contacto, solicitud de información, cotización u otros mecanismos mediante los cuales el usuario suministre voluntariamente sus datos.

La información suministrada será utilizada para atender la solicitud realizada y para las finalidades informadas al momento de su recolección.

El sitio web también podrá utilizar herramientas tecnológicas, cookies o tecnologías similares para permitir su funcionamiento, mejorar la experiencia del usuario, obtener estadísticas y mantener la seguridad del sitio, de acuerdo con las configuraciones y avisos correspondientes.

11. COOKIES

EOVA podrá utilizar cookies y tecnologías similares para:

Garantizar el funcionamiento del sitio web.
Recordar determinadas preferencias.
Analizar el uso del sitio.
Mejorar la experiencia del usuario.
Obtener estadísticas de navegación.
Apoyar actividades de seguridad.
Medir campañas digitales cuando corresponda.

El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar determinadas cookies. Algunas funcionalidades del sitio podrían verse afectadas cuando determinadas cookies sean deshabilitadas.

Cuando se utilicen cookies de terceros, el tratamiento también podrá estar sujeto a las políticas de privacidad de dichos terceros.

12. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Para desarrollar sus actividades, EOVA podrá compartir información personal con terceros cuando resulte necesario y permitido por la legislación aplicable.

Estos terceros podrán incluir:

Proveedores.
Fabricantes.
Operadores logísticos.
Empresas de transporte.
Agentes de carga y comercio exterior.
Proveedores tecnológicos.
Proveedores de servicios de comunicación.
Empresas encargadas de servicios administrativos, contables o jurídicos.
Contratistas.
Aliados comerciales.
Autoridades competentes.

Cuando sea necesario para la operación de EOVA, los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos a terceros ubicados en Colombia o en otros países, incluyendo Estados Unidos.

Cuando corresponda, EOVA implementará las medidas y mecanismos exigidos por la legislación colombiana para las transferencias o transmisiones internacionales de datos personales.

13. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

EOVA podrá contratar terceros que actúen como Encargados del Tratamiento de datos personales.

Estos terceros únicamente podrán tratar los datos conforme a las instrucciones, finalidades y condiciones establecidas por EOVA y deberán adoptar las medidas de seguridad y confidencialidad correspondientes.

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

EOVA implementará medidas técnicas, administrativas, físicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o tratamiento indebido.

El acceso a la información estará limitado al personal, contratistas, proveedores y terceros que necesiten conocerla para cumplir las finalidades autorizadas o las obligaciones legales correspondientes.

No obstante, ningún sistema de almacenamiento, transmisión o comunicación electrónica puede garantizar seguridad absoluta.

15. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares de datos personales tienen, entre otros, los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea necesaria.
Ser informados sobre el uso que EOVA ha dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda.
Solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea procedente.
Acceder gratuitamente a sus datos personales, en los términos establecidos por la ley.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se ha producido una vulneración de las normas de protección de datos.

La Ley 1581 de 2012 establece expresamente el derecho de los titulares a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellos y establece mecanismos para ejercer estos derechos.

16. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular o quien esté legitimado podrá presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través del correo:

[CORREO DE PRIVACIDAD]

La solicitud deberá incluir, como mínimo:

Nombre completo del titular.
Documento de identificación, cuando corresponda.
Descripción de la solicitud.
Datos de contacto para recibir respuesta.
Documentos que soporten la solicitud, cuando sean necesarios.

Cuando la solicitud sea presentada por un representante, deberá acreditarse la representación correspondiente.

Consultas

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana.

Reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, eliminada o que existe un presunto incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos, podrá presentar un reclamo.

EOVA podrá solicitar información adicional cuando resulte necesaria para verificar la identidad del solicitante o comprender adecuadamente la solicitud.

17. CANALES DE ATENCIÓN

Los titulares podrán comunicarse con EOVA a través de:

Sitio web: www.eovasolutions.com
Teléfono / WhatsApp: +57 324 367 4671
Dirección: Calle 36, Carrera 141-142, La Viga, Cali, Colombia
Correo para protección de datos: [CORREO DE PRIVACIDAD]

18. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

EOVA conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones contractuales, legales, contables, fiscales, administrativas o judiciales, y ejercer o defender sus derechos.

Una vez cumplidas las finalidades y obligaciones correspondientes, EOVA podrá proceder con la eliminación, anonimización o conservación de la información cuando exista una obligación legal o una razón legítima para ello.

19. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

EOVA procurará mantener la información personal bajo su responsabilidad actualizada, pertinente y adecuada para las finalidades para las cuales es tratada.

Los titulares podrán solicitar la actualización o corrección de sus datos a través de los canales establecidos en esta Política.

20. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA

EOVA podrá modificar esta Política cuando resulte necesario para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o relacionados con sus actividades.

La versión actualizada será publicada a través de los canales que EOVA determine.

Cuando los cambios sean sustanciales y la legislación aplicable así lo requiera, EOVA informará a los titulares por los mecanismos correspondientes.

21. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras EOVA realice actividades de tratamiento de datos personales.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Al suministrar voluntariamente sus datos personales a EOVA mediante formularios físicos o electrónicos, correo electrónico, teléfono, WhatsApp, sitio web u otros canales, el titular declara que ha sido informado sobre la existencia de esta Política y, cuando legalmente corresponda, autoriza a EOVA para realizar el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con las finalidades aquí descritas.

El titular podrá ejercer sus derechos y solicitar información sobre el tratamiento de sus datos mediante los canales establecidos en esta Política.

EOVA — Serving to Build Partnerships.